Mehr Abhängigkeit von Softwarelieferanten?
Die Digitalisierung schreitet stetig voran. Viele Unternehmen haben als eines ihrer Ziele, den Einsatz von Papier im Unternehmen zu reduzieren und Abläufe zu automatisieren. Die Mitarbeiter sollen dabei in Ihrer Arbeit unterstützt werden und die Daten digital gesichert und verarbeitet werden. Davon abgesehen sind schlanke und schnelle Arbeitsprozesse für ein Unternehmen profitabel. An sich also eine positive Sache.
Doch der vermehrte Einsatz von Software bringt auch seine Tücken mit sich. Im Folgenden werden vier Fakten rund um die Softwarenutzung betrachtet.
Fakt 1:
Je mehr Software sie einsetzen, desto mehr Lizenzen, neue Module, Schnittstellen oder sogar ganz neue Softwarepakete brauchen Sie im Unternehmen. Dies lassen sich die Softwareanbieter natürlich entsprechend bezahlen. Die Einführung neuer Software oder die Erweiterung bestehender Software und deren Kosten müssen daher genau geplant werden, um sie mit in einen Wirtschaftsplan und die Mittelfristplanung aufzunehmen.
Fakt 2:
Je mehr Software Sie einsetzen, desto mehr müssen die Abläufe und Datenflüsse in Ihrem Unternehmen beschrieben sein. Damit der Softwareanbieter Ihnen eine optimale Unterstützung anbieten kann, müssen Sie ihm klar machen, welche Anforderungen Sie in der Anwendung haben. Beispiel: Sie müssen jährlich einen Bericht mit bestimmten Daten für eine Behörde erstellen. Die Daten, die Sie benötigen, sind zwar alle im System, aber in unterschiedlichen Bereichen hinterlegt. Sie sitzen nun also mehrere Tage vor Ihrem PC, rufen manuell nach und nach die gewünschten Werte auf und tippen diese nacheinander in Ihren Bericht ein. Was würden Sie sagen, wenn der Softwarelieferant Ihnen einen Auswertemechanismus einbauen kann, damit Sie mit einem Klick alle Werte in einer Übersicht haben und sie sogar automatisiert in eine Berichtsvorlage übertragen könnten?
Fakt 3:
Je mehr Software Sie einsetzen, desto mehr Support benötigen Sie. Dabei muss zwischen einem internen Support und dem externen des Softwarelieferanten unterschieden werden. Ihre Mitarbeiter, also die Anwender, können lediglich den fachlichen Arbeitsinput geben und die Bedienung in der täglichen Arbeit bewerten. Informationstechnische Angelegenheiten müssen über die IT-Abteilung gehen. Zudem ist es sinnvoll, dass die Supportanfragen an den Softwarelieferanten über eine zentrale Stelle im Haus laufen. Hierdurch können doppelte Anfragen vermieden, Lösungen aus vorherigen Anfragen im Unternehmen weitergeleitet und koordiniert und somit Supportkosten vermindert werden.
Fakt 4:
Je mehr Software Sie einsetzen, desto mehr Schulungen müssen durchgeführt werden. Eine Software ist nur so gut wie ihre Anwender. Daher bedarf es Schulungen neuer Mitarbeiter und Schulungen bestehender Mitarbeiter bei Neueinführungen oder Änderungen durch Updates.
Diese vier Fakten haben nun einmal grob einen Einblick in verschiedene Aspekte der Softwareanwendung in Unternehmen gegeben, die alle miteinander zusammenspielen. Der Einsatz und die Koordination von Software im Unternehmen werden immer komplexer. Wir, die nkdrei GmbH, unterstützen Sie gerne bei der Zusammenarbeit mit den Softwarelieferanten, sei es bei Neueinführungen, Softwareerweiterungen oder Anwendungsanalysen bestehender Software. Die Kombination aus betriebswirtschaftlichem, rechtlichem und informationstechnischem Knowhow macht uns zu einem umfassenden Beratungshaus in diesem Bereich.
Wir würden uns freuen, Sie in einem solchen Projekt begleiten zu dürfen.
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