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Der neue Boom des Home-Office- und was er für die Unternehmen bedeutet

Mang (mang) on Nov 09 2020

Die Corona-Pandemie führt dazu, dass immer mehr Unternehmen ihre Mitarbeiter ins Home-Office schicken. Oder sollen wir besser sagen zum Arbeiten nach Hause schicken? Ein kleiner, aber feiner Unterschied in der Benennung, den wir für Sie im Folgenden herausarbeiten werden.

Die Corona-Pandemie führt dazu, dass immer mehr Unternehmen ihre Mitarbeiter ins Home-Office schicken. Oder sollen wir besser sagen zum Arbeiten nach Hause schicken? Ein kleiner, aber feiner Unterschied in der Benennung, den wir für Sie im Folgenden herausarbeiten werden.

 

Covid 19 stellt nun schon seit März 2020 das gesamte Leben und somit auch die Unternehmenswelt auf den Kopf und die Firmen vor zahlreiche neue Herausforderungen. Abstands- und Hygieneregeln sind dabei sehr wichtige Mittel im Kampf gegen das Virus. Die Unternehmen mussten und müssen spezielle Konzepte für den Betrieb entwickeln und fortlaufend anpassen. Die Hauptziele sind der Schutz der Mitarbeiter und gleichzeitig die Sicherstellung des Geschäftsbetriebes für den Falle einer Infektion im Unternehmen. Gerade bei Betreibern von kritischen Infrastrukturen muss durchgehend dafür Sorge getragen werden, dass die Versorgung der Bevölkerung gewährleistet ist.

Eine Maßnahme, die sich bei den meisten Unternehmen daraus ergeben hat, ist die verstärkte Einführung des Arbeitens von Zuhause. Die Formulierung „Arbeiten von Zuhause“ ist hier ganz bewusst von uns gewählt. Den Grund sehen Sie in der Betrachtung der Definition des Homeoffice:

„Homeoffice, auch Telearbeit genannt, ist eine flexible Arbeitsform, bei der die Beschäftigten ihre Arbeit vollumfänglich oder teilweise aus dem privaten Umfeld heraus ausführen“. [1]

Aus dieser Definition ergibt sich die Unterscheidung in Teleheimarbeit, d.h. man arbeitet vollumfänglich von zuhause, in alternierende Telearbeit, d.h. man hat sowohl einen festen Arbeitsplatz im Unternehmen und kann aber auch von zu Hause aus arbeiten und zuletzt in mobile Telearbeit, d.h. der Arbeitsplatz bewegt sich mit dem Arbeitnehmer.

In der Coronazeit wird wohl nach unserer Erfahrung meist die alternierende Telearbeit angewendet. Die Unternehmen reagieren flexibel auf das Infektionsgeschehen und senden ihre Mitarbeiter gegebenenfalls vorübergehend oder im Wechsel mit Kollegen ins Homeoffice.

Sobald Sie feste Zeiten für ein Homeoffice vertraglich regeln, müssen sie unbedingt die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) und das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) beachten. Hiernach müssen Sie unter anderem eine Ausstattung (also z.B.: auch Möbel) Ihrem Mitarbeiter zur Verfügung stellen und dabei auch ergonomische Aspekte beachten und prüfen. Der Arbeitnehmer kann zudem das Homeoffice steuerlich geltend machen.

Gerade im Hinblick auf Prüfungen im Unternehmen oder Zertifizierungen sollten Sie daher genau auf ihre Formulierungen und Ausgestaltungen achten.

Neben diesen „Spitzfindigkeiten“ haben Sie in Ihrem Unternehmen natürlich noch einige weitere große Punkte im Zusammenhang mit der alternierenden Telearbeit zu beachten. Lassen Ihre Prozesse es zu, dass von verschiedenen Orten aus gearbeitet wird? Wie wird mit Kunden oder Dienstleistern kommuniziert? Wie kommunizieren die Mitarbeiter untereinander? Wie kann auf Ihr Unternehmensnetzwerk zugegriffen werden? Wie sehen datenschutzrechtliche Aspekte aus (Stichwort EU-DSGVO)? Und viele weitere Fragen.

Selbst wenn die aktuellen Prozesse nicht für Telearbeit geeignet sind, können oft mit kleinen Änderungen in ihren Abläufen und Anpassungen in den Systemen neue Möglichkeiten geschaffen werden.

Ein simples Beispiel: Sie müssen während Ihrer Telearbeit ein Dokument unterschreiben, welches sich in Ihrem Büro auf dem Firmengelände befindet. Sprechen Sie mit Ihren EDV-Verantwortlichen, welche Möglichkeiten es für die Einführung einer elektronischen Signatur gibt. Geben Sie dann nach der elektronischen Unterschrift das Schreiben in den Druck, sodass ein Mitarbeiter vor Ort das Dokument weiter an den Empfänger leiten kann.

Man sieht folglich auch, dass eine enge Zusammenarbeit mit den EDV-Verantwortlichen eines Unternehmens notwendig ist. Auch die Beschaffung muss mit einbezogen werden, falls weitere Hardware benötigt wird oder gegebenenfalls noch Lizenzen erworben werden müssen, z.B. für eine VPN-Einwahl.  Die Verfügbarkeit von Hardware ist in diesen Zeiten aufgrund der hohen Nachfrage oftmals gering und die Lieferzeiten sind länger als normal.

Es gibt zahlreiche Aspekte, die somit im Zusammenhang mit der Einführung von Telearbeit koordiniert werden müssen. Wir als nkdrei GmbH können Sie flexibel bei Ihren Konzepten im Unternehmen zum Umsetzen Ihres Pandemieplanes unterstützen und mit Ihnen gemeinsam Antworten zu den oben genannten Fragen entwickeln.

Wir freuen uns, von Ihnen zu hören.

Ihr nkdrei-Team

 

[1] https://www.haufe.de/thema/homeoffice/

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